Crea tu gestor de proyectos con WordPress

El pasado Jueves (16/01/2013) di una charla sobre planificación y gestión de proyectos, para la charla me basé en los posts sobre el Jefe de Proyecto Fantasma para al final explicar que es posible crear con WordPress un gestor de tareas, o mejor dicho, un muro de trabajo bastante sencillo y fácil de usar.

Llegamos a usar esta opción de software después de haber probado basecamp, teambox, también probamos adaptar otro tipo de software para usarlo como gestor de tareas, como evernote o un simple gestor de tareas como wunderlist. El mayor problema era que no todo el mundo es apto para estos entornos, hay personas mas habituadas al uso de sistemas mientras que otras se ven sobrepasadas mas allá de un word, además del mal uso que se hace del email como gestor de tareas. Otro punto importante eran los archivos compartidos, se use la herramienta que se use estos terminaban siendo enviados por dropbox, google drive, FTP, email o en un USB, con lo que si la herramienta de gestión no facilitaba la inclusión de archivos y su gestión, pues terminaba siendo inutil. También estaba el tiempo de aprendizaje, teambox es uno de los mejores gestores, muy completo en cuanto al control de tiempos, estado de tareas y organización, además de conectarse con dropbox y otros servicios de terceros, pero lleva tiempo para aprender a usar en su totalidad para poder sacarle provecho a esa herramienta.

La conclusión que saqué al trabajar con diferentes equipos, con diferentes conocimientos y tiempo es que hacía falta algo tan fácil como el muro de facebook para poder centralizar las conversaciones. Soy un usuario activo en el foro de wordpress, en inglés :P, y en los muros de make.wordpress.org y fué ahí donde vi la luz.

Para crear este gestor de tareas usaremos, un Theme, unos cuantos plugins y la opción de WordPress Multisite.

El theme que permite crear éste muro se llama P2 Theme, en concreto facilita la creación de entradas desde el frontend, es decir, sin entrar en el backend o escritorio de WordPress, una vez se publican estas entradas se añaden mediante AJAX con lo que ves su publicación inmediata acompañada de unos avisos visuales para todos los miembros que están conectados al muro en ese momento. Estas entradas utilizan los posts formats Status, Post, Quote & Link. Mejor un video para explicar como funciona P2.

Puedes descargar P2 desde el respositorio de WordPress.org o instalarlo desde el instalador de Themes en el backend de WordPress.

Pero claro, P2 por si solo no deja de ser un muro o mini blog tipo twitter, para añadirle las funcionalidades básicas de un gestor de tareas usaremos estos plugins:

1. Plugin: P2 Resolved Posts

Este plugin permite marcar una entrada como resuelta en color verde o sin resolver en color rojo, además ofrece un historial con datos de usario, fecha y hora en la que la entrada cambió de estado.

This slideshow requires JavaScript.

2. Plugin: Who´s Online

Este plugin añade un widget nuevo, el cual muestra los usuarios que están conectados en ese momento al muro y cuanto tiempo llevan sin entrar en él.

3. Plugin: P2 by EMail

Aunque queramos el email sigue dominando, por ello este plugin añade un control en el envío de notificaciones por email, estas notificaciones son sobre la actividad que tiene el muro, nuevas entradas, comentarios y menciones. Estas últimas, menciones, funcionan como en twitter, si alguien escribe el nombre de un usuario precedido por una @ automáticamente se convierte en un link que filtra todas las menciones a ese usuario.
Para controlar esas notificaciones por email el plugin añade un panel en el perfil del usuario.

Firefox

4. Plugin: Restricted Site Access

Acceso restringido, al crear un muro de trabajo donde están los miembros de un equipo donde los cuales publican información confidencial o datos de accesso a FTPs, Bases de Datos, etc, lo importante es proteger esa información, si se usa un WordPress con P2 Theme sin ninguna protección estos datos serán totalmente visibles ademas de indexables para Google. Por ello el uso de este plugin es Obligatorio.
Al activar este plugin podemos controlar el acceso de diferentes formas, tan solo debéis acceder a Configuración -> Lectura.

5. Plugin Extra: P2 Likes

Desde hace tiempo que estamos habituados a valorar el contenido que encontramos en internet, Me gusta en Facebook, Favoritos en Twitter, Etc. Este plugin añade un link con el cual podemos macar que nos gusta una entrada o un comentario. De esta manera trasmitir al equipo de una forma sencilla que estás de acuerdo con esa opinion o tarea.

Configuración de WordPress

Para que nuestro muro funcione sin problemas recomiendo que Configuración -> Comentarios de tal forma que se habiliten para todos los usuarios registrados y con acceso a ese muro.

Firefox

Recomiendo utilizar estos muros en modo Multisite con subsite en modo carpeta, para así centralizar todos los proyectos o clientes en una solo instalación de WordPress, pero cada una por separado. Para ello es importante definir estos parámetros en el panel de control de la red. Esto os permitirá gestionar varios proyectos bajo un mismo dominio ej: wall.lonchbox.com/cliente1, wall.lonchbox.com/proyectoA, wall.lonchbox.com/appcliente1

Firefox Firefox

Firefox

Gracias a todos los que fuisteis a la charla en Palma Activa y si tienen alguna duda sobre como poner en marcha el muro de trabajo con WordPress dejar un comentario en esta entrada y encantado os ayudaré :)

“Enviado desde…” Asunto, Saludos, Firmas de correo y Conversaciones

Con la edad que tiene el email deberíamos estar acostumbrados a las firmas de correo. Antes de la era smartphone solo había firmas de correo de email desde un ordenador de sobremesa, ahora tenemos emails que nos llegan desde diferentes tipos de dispositivos.

Los diferentes tipos de firmas de correo según el dispositivo ayudan a indicar el estado, tiempo y disposición del emisor.

El Asunto

Es la clave de cualquier correo, se debe usar el tema a tratar como asunto, si hablamos de proyectos, lo mejor es indicar el cliente, el proyecto y la tarea o tema a tratar, en mi caso suelo hacerlo así:

Nuevo widget eventos : dominiocliente.com : NOMBRE CLIENTE

De esta manera a quien envío el email sabe exactamente de que va, lo peor son esos emails con asuntos tan ambiguos o generalistas que hacen que pasen desapercividos o incluso borrados, como ejemplo “Varios”, “asunto pendiente”, “Lo que hablamos”. En un curso que hice hace tiempo explicaron que se debe usar un email por cada tema, no mezclarlos para así facilitar el seguimiento, Pero, esto pasa si usas el email como gestor de tareas, algo que recomiendo no hacerlo.

Saludos iniciales

Es bastante normal que todo correo incie con un “Hola Juanito,” para luego continuar con el asunto del correo, dependiendo del país la palabra hola suele cambiar por “Estimada Marta,” también según el idioma “Hello Gabriel,”, “Hi Thomas,”, “Dear Mom,” o ya muy informal “Hey,”.
Esto ya depende de la confianza que se tenga con el reseptor.

Tipos de firmas de correo:

 

Smartphone & Tablet

La primera vez que que use un cliente de correo en un teléfono fué con una blackberry y ya tenía su firma “Enviado desde mi blackberry” años después al cambiar a un iphone la firma seguía siendo un poco pretenciosa, o al menos eso me parecía que era al indicar la marca del dispositivo. Lo importante de este tipo de firma es que excusa una respuesta corta, concreta y con posibles fallos ortográficos o palabras equivocadas gracias a los “autocorrectores”. Lo importante en ambos casos es que se indica que estás fuera de tu lugar de trabajo. También es común no incluir un saludo al inicio del email.

Firma personal

Esta firma por lo general contiene mas información, como el teléfono, dirección, skype, facebook, linkedin y dirección web. Este formato de firma debe ser corto, y no necesariamente con un diseño, es decir usando HTML para darle un formato a esa firma, usando fuentes, colores o imágenes. Es recomendable no usarla si el receptor te conoce bien, te sigue y además tienes contacto frecuente con él, por lo que se permite terminar el email con un “Saludos, Pancho”, “Saludos Cordiales, Pancho” y si es un amigo tu nombre basta o sobra.

Firma profesional

El uso de HTML y un diseño sobre la firma es casi necesario, la idea de esta firma es ofrecer toda la información indispensable para que el receptor pueda volverte a contactar por la vía que le sea mas cómoda, en mi firma personal incluyo mi foto, la cual la inserto desde Gravatar, y los enlaces a las diferentes formas de contacto son un link. Si no incluyes tu foto puedes incluir el logo de tu marca o empresa, aunque personalmente prefiero la foto.

Firefox

Firma Corporativa

Cuando se diseña una firma corporativa lo que se busca es unificar la comunicación dentro de los emails de empresa y son las empresas las que abusan de ella. Además de los enlaces a web, redes sociales y otros canales que ofrezca la empresa como método de contacto se incluyen textos legales sobre lo confidencial que es la información enviada en ese correo, algo absurdo ya que si algo es confidencial no debería enviarse por correo y si se envía pues se debe usar algún método de encriptación tipo GPG para que sólo la persona que tenga la clave de desencriptación pueda ver esa información.
En algunos casos se suele incluir información comercial o promocional, como enlaces a landing pages de campañas en curso, horarios de apertura.
Lo que nunca está demas es pedir que no se imprima ese correo para así salvar unos cuantos arboles, yo suelo usar un enlace Save as WWF.

El papel de las firmas de correo es pura formalidad donde pienso que deberían existir algunas normas, primero que nada, quitar la firma a partir del segundo email enviado a esa misma persona o en la respuesta al primer email, no hay nada mas odioso que tener que buscar información en una cadena de emails que están llenos de firmas con textos legales, firmas tan largas que no ayudan a encontrar la información necesaria.

Ya es casi normal que cualquiera maneje por lo menos 2 o 3 cuentas de correo ¿Una firma para cada correo? no necesariamente todo depende si cada correo es una empresa distinta, si ese es el caso si será necesario usar una firma de correo para cada cuenta.

Otra historia es programar y diseñar firmas de correo, si ya para web hay que luchar con los diferentes tipos de navegadores en el caso de las firmas la lucha es con las restricciones de los clientes de correo, no se aceptan archivos adjuntos en el correo ni hojas de estilo CSS externas, todo debe ser HTML con estilos en linea. Para que no sea una tortura recomiendo esta web firmasdecorreo.com.

Así que a usar la firma de correo con responsabilidad este 2014 :)