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Crea tu gestor de proyectos con WordPress

El pasado Jueves (16/01/2013) di una charla sobre planificación y gestión de proyectos, para la charla me basé en los posts sobre el Jefe de Proyecto Fantasma para al final explicar que es posible crear con WordPress un gestor de tareas, o mejor dicho, un muro de trabajo bastante sencillo y fácil de usar.

Llegamos a usar esta opción de software después de haber probado basecamp, teambox, también probamos adaptar otro tipo de software para usarlo como gestor de tareas, como evernote o un simple gestor de tareas como wunderlist. El mayor problema era que no todo el mundo es apto para estos entornos, hay personas mas habituadas al uso de sistemas mientras que otras se ven sobrepasadas mas allá de un word, además del mal uso que se hace del email como gestor de tareas. Otro punto importante eran los archivos compartidos, se use la herramienta que se use estos terminaban siendo enviados por dropbox, google drive, FTP, email o en un USB, con lo que si la herramienta de gestión no facilitaba la inclusión de archivos y su gestión, pues terminaba siendo inutil. También estaba el tiempo de aprendizaje, teambox es uno de los mejores gestores, muy completo en cuanto al control de tiempos, estado de tareas y organización, además de conectarse con dropbox y otros servicios de terceros, pero lleva tiempo para aprender a usar en su totalidad para poder sacarle provecho a esa herramienta.

La conclusión que saqué al trabajar con diferentes equipos, con diferentes conocimientos y tiempo es que hacía falta algo tan fácil como el muro de facebook para poder centralizar las conversaciones. Soy un usuario activo en el foro de wordpress, en inglés :P, y en los muros de make.wordpress.org y fué ahí donde vi la luz.

Para crear este gestor de tareas usaremos, un Theme, unos cuantos plugins y la opción de WordPress Multisite.

El theme que permite crear éste muro se llama P2 Theme, en concreto facilita la creación de entradas desde el frontend, es decir, sin entrar en el backend o escritorio de WordPress, una vez se publican estas entradas se añaden mediante AJAX con lo que ves su publicación inmediata acompañada de unos avisos visuales para todos los miembros que están conectados al muro en ese momento. Estas entradas utilizan los posts formats Status, Post, Quote & Link. Mejor un video para explicar como funciona P2.

Puedes descargar P2 desde el respositorio de WordPress.org o instalarlo desde el instalador de Themes en el backend de WordPress.

Pero claro, P2 por si solo no deja de ser un muro o mini blog tipo twitter, para añadirle las funcionalidades básicas de un gestor de tareas usaremos estos plugins:

1. Plugin: P2 Resolved Posts

Este plugin permite marcar una entrada como resuelta en color verde o sin resolver en color rojo, además ofrece un historial con datos de usario, fecha y hora en la que la entrada cambió de estado.

This slideshow requires JavaScript.

2. Plugin: Who´s Online

Este plugin añade un widget nuevo, el cual muestra los usuarios que están conectados en ese momento al muro y cuanto tiempo llevan sin entrar en él.

3. Plugin: P2 by EMail

Aunque queramos el email sigue dominando, por ello este plugin añade un control en el envío de notificaciones por email, estas notificaciones son sobre la actividad que tiene el muro, nuevas entradas, comentarios y menciones. Estas últimas, menciones, funcionan como en twitter, si alguien escribe el nombre de un usuario precedido por una @ automáticamente se convierte en un link que filtra todas las menciones a ese usuario.
Para controlar esas notificaciones por email el plugin añade un panel en el perfil del usuario.

Firefox

4. Plugin: Restricted Site Access

Acceso restringido, al crear un muro de trabajo donde están los miembros de un equipo donde los cuales publican información confidencial o datos de accesso a FTPs, Bases de Datos, etc, lo importante es proteger esa información, si se usa un WordPress con P2 Theme sin ninguna protección estos datos serán totalmente visibles ademas de indexables para Google. Por ello el uso de este plugin es Obligatorio.
Al activar este plugin podemos controlar el acceso de diferentes formas, tan solo debéis acceder a Configuración -> Lectura.

5. Plugin Extra: P2 Likes

Desde hace tiempo que estamos habituados a valorar el contenido que encontramos en internet, Me gusta en Facebook, Favoritos en Twitter, Etc. Este plugin añade un link con el cual podemos macar que nos gusta una entrada o un comentario. De esta manera trasmitir al equipo de una forma sencilla que estás de acuerdo con esa opinion o tarea.

Configuración de WordPress

Para que nuestro muro funcione sin problemas recomiendo que Configuración -> Comentarios de tal forma que se habiliten para todos los usuarios registrados y con acceso a ese muro.

Firefox

Recomiendo utilizar estos muros en modo Multisite con subsite en modo carpeta, para así centralizar todos los proyectos o clientes en una solo instalación de WordPress, pero cada una por separado. Para ello es importante definir estos parámetros en el panel de control de la red. Esto os permitirá gestionar varios proyectos bajo un mismo dominio ej: wall.lonchbox.com/cliente1, wall.lonchbox.com/proyectoA, wall.lonchbox.com/appcliente1

Firefox Firefox

Firefox

Gracias a todos los que fuisteis a la charla en Palma Activa y si tienen alguna duda sobre como poner en marcha el muro de trabajo con WordPress dejar un comentario en esta entrada y encantado os ayudaré :)

El jefe de Proyecto Fantasma : Parte 4 el FINAL

Te recomiendo no leer este post si antes no has leído la Parte 1, 2 y 3.

Los siguientes pasos son donde El Jefe de proyecto demuestra realmente que existe y no es un Fantasma.

8. Gestionar el presupuesto y control de esfuerzo.

Trabajas con personas, no con maquinas, ni esclavos, si piensas que el día necesita mas horas es porque algo haces mal invirtiendo tu esfuerzo en algo que no deberías. No se puede robar tiempo al reloj pero si se puede aprovechar bien ese tiempo.

Como jefe de proyecto debes ayudar a avanzar, no solo controlar a tu equipo, sin que te lo digan debes saber cuando algo se atora, se estanca. Destrabar esos nudos ayudan a mantener el ritmo pero sobre todo a no perder tiempo. Esa excusa de – no lo sabia – se soluciona con la aplicación del punto 2.

Cuando tu equipo es realmente un proveedor debes informarle mas que a un equipo interno, ya que al estar fuera tiende a desentenderse de lo que le pasa a u cliente ya que tiene mas y depende de tu feedback, ayudarle en que sus pagos lleguen a tiempo ademas de ser consiente de que al ser un proveedor y no ser empleado o socio su compromiso es variable según el tiempo que disponga para cada proyecto. Prevée que debes consultar su disponibilidad y mantén una comunicación fluía antes de plantear la presentación de una propuesta a un cliente.

Tanto el Equipo como el Proveedor deben validar la propuesta de proyecto o podrás caer en el juego de – no tengo presupuesto y dame lo que puedas con esto que te doy – eso no es una solución, es un problema que crea ofertas mediocres.

Gestiona el tiempo sobre el presupuesto, analiza la fecha de inicio, fecha de entrega para revisión y fecha de lanzamiento. Si ves que le das poco tiempo a tu proveedor y ajustas el coste sólo por tener mas margen cuenta que muchas cosas fallarán, es mejor rechazar un proyecto que ajustar el tiempo al mínimo para conseguirlo. Esto puede cambiar si puedes hacer que el equipo propio o del proveedor pueda crecer en función de la demanda.

Otro tema importante es es el control de las “horas extras”, así como decíamos que el infierno se construyo con pequeños detalles, al equipo o proveedor le puedes agotar con esos pequeños detalles. Si se aplica bien el punto 4. se trazarían límites de tiempo, fechas o inversión sobre cada pieza del proyecto. Aquí el Jefe de Proyecto debe ser quien maneje bien al cliente, hacerle ver y entender el porque se puede invertir o no mas tiempo, sobre todo dejando claro si es una nueva funcionalidad, un pequeño cambio que puede hacerlo el propio cliente o un bug.

9. Aprende a transferir la información.

Personalmente he sufrido que te cambien de jefe de proyecto varias veces dentro del mismo proyecto, incluso que te cambien de Ejecutivo de Cuentas, eso es lo peor para un cliente ya que se siente perdido al no saber en manos de quien está. Si has creado un metodo punto 3. todo debería estar escrito, a tu remplazo enseñarle como gestionaste el proyecto y transfiere todos los puntos críticos. Tampoco tienes que dejar una biblia pero no le sueltes a una persona nueva sin siquiera darle los emails de las personas involucradas en el proyecto.

Para un Jefe de Proyecto no debe existir la palabra “Secreto”, todo debería ser público y accesible,  el equipo no debe esconder cosas por vergüenza o peor por miedo a la crítica, si trabajas con personas profesionales y maduras sabrán encajar una crítica o reprimenda, además de que eso ayudará a nunca mas volver a cometer el mismo error. Sentimentalismos fuera!

Si por el contrario trabajas con Proveedores analiza su situación, se le deben facturas, le falta información, necesita mas tiempo, esos detalles que hacen que el proveedor funcione perfectamente están en lo que le ayuda a trabajar, no en palmaditas en la espalda.

Contabilidad, a veces los Jefes de Proyectos manejan una cuenta de gastos, tanto personales como del equipo, eso es sagrado para la empresa, pide ayuda si no se te da bien, pero sobre todo no te olvides de hacerlo o tu remplazo se encontrará con un problema que va mas allá del proyecto.

10. El verdadero team building.

La motivación debe estar estrechamente relacionada al éxito en el método de trabajo, mas no sujeta a la consecución de tareas o hitos. ¿Porqué? pues porque de nada sirve invitar a pizzas, ir al karting o hacer un paintball si el día a día es un suplicio sin soluciones reales y solo presión.
Un equipo se crea trabajando, ayudando a que cada día se sienta el avance, se solucionen problemas y se obtengan respuestas.
La motivación debería estar en dar las herramientas necesarias para hacer confortable el trabajo del equipo, y no me refiero a una silla o un monitor, sino al apoyo en la gestión y la respuesta inmediata a dudas o requerimientos.

Todas estas conclusiones son parte de mi propia experiencia, fallos y dolores de cabeza como consultor, jefe de proyecto, product manager, miembro de varios equipos pero sobre todo de mi etapa actual como proveedor de desarrollo, es como me gustaría trabajar con una agencia o con un proveedor, como personalmente quisiera evitar perder dinero por simple vagancia de las personas en no leer o seguir un método.

Pienso que los Jefes de Proyecto son necesarios cuando las personas involucradas son de mas de dos o varias empresas, pero deben ser útiles y dejar de ser el perfil «florero», lindo pero inútil y con corta vida sin ningún poder. Al Jefe de Proyecto hay que darle poder o será un pañuelo de lagrimas de usar y tirar.

Espero que le sirva de ayuda a cualquiera que empiece el camino como Jefe de Proyecto o este trabajando con alguno que necesita un poco de ayuda ;)

Ser útil es dar soluciones y no mandar a arreglar a otra persona el problema.

Próximamente... "El Consultor Sabelotodo" o mejor dicho, que debería saber y hacer un consultor.

El jefe de Proyecto Fantasma : Parte 3

Si empiezas por este post te recomiendo leer antes el la Parte 1 y Parte 2. Donde describimos al Jefe de Proyecto Fantasma y luego damos los primeros pasos en la planificación de un proyecto.

Los siguientes pasos se aplican mas durante la vida y evolución del proyecto:

5. Anticiparse usando la experiencia y un poco de intuición.

Las dudas en un proyecto son normales, es mas seria raro no tenerlas, pero lo que no se puede hacer es obviarlas o asumir algo sin estar seguro, para ello mejor ver el punto 2.
Si el punto 2. no te aclara nada usa la experiencia propia o del equipo, aunque cada proyecto es diferente comparten muchas cosas, sobre todo si el proyecto es del mismo tipo.

Por ejemplo, si estas gestionando una revista sabes que de entrada necesitas saber el formato del archivo de edición, indesign o quarkxpress, el peso y formato de las imágenes y tener todas las fuentes. Si llevas una campaña pues necesitas conocer el presupuesto, el plan de medios y la estrategia de marketing, para el caso de los proyectos web es importante tener los accesos al gestor del dominio, al servidor y saber donde terminara hosteada la web contando ademas con el tiempo que tomara la migración de los datos o los Correos.

El que asume destruye.

En los proyectos que incluyen programación existen los Bugs, estos son pequeños errores o incoherencias que se crean al programar, hasta el día de hoy no he conocido un programador que no tenga ningún bug, pero si están los que lo localizan rápido para solucionarlo y están también los que entierran el bulto para que no se note. Aquí el Jefe de Proyecto debe saber que pasa, aplicar el punto 2. una y otra vez, sobre todo para poder explicar al cliente porque ese bug y como se puede solucionar.

6. Traer orden al caos y ser hábil con las crisis.

No importa el tamaño del proyecto todos tienen sus crisis, estas se producen por la propia desorganización de las personas, el punto 3. es la mejor forma de dominar o encausar ese caos, si practicas la máxima de

Lo que no esta escrito no existe

Evitaras reuniones insufribles, solo reúnete para hacer un seguimiento de tareas, revisar el avance o encontrar una solución, ponle limite al tiempo de la reunión y ten claro los puntos a debatir trazando un objetivo al finalizar esa reunión, si dura mas de 30 minutos es mejor sintetizar para avanzar y terminar que alargarla por el mero hecho de seguir hablando, las actas de reunión son tediosas, lo mejor es usar el mismo sistema GTD, Emails o Trac para plasmar las próximas tareas o cerrar las pendientes.

7. Educa al cliente y no subestimes su ignorancia.

Algo típico es – el cliente no se entera – o – da igual no se dará cuenta – si un Jefe de Proyecto dice eso espera lo peor, el asumir que el cliente es tonto y que le da igual el dinero que esta pagando por un producto o servicio es típico de un Jefe de Proyecto mediocre e incompetente, será el primero en lavarse las manos si algo sale mal ya que Asumió que el cliente no se dará cuenta del fallo, error o ver lo incompleto.
En todos los proyectos que he trabajado el cliente siempre se da cuenta de todo pero a su manera, sin saber realmente la razón, esto le crea tal malestar que pensara que le están engañando.

En el caso de los proyectos web la mayoría de los clientes no quieren oír las palabras como, Post Type, Loop, Javascript, Editor, Subir archivo, Version, Core y demas palabrejas. Es verdad que el cliente no debe saber exactamente como programaste una animación con canvas y js, pero si debes explicarle como funciona, sus capacidades pero sobre todo sus limites, no debes enseñarle a programar pero debes educarle a oír y leer lo que se le envía.

El cliente debe entender que es su web su proyecto, a menos que pague un servicio de actualización, lo que debe entender es que cuando terminas el proyecto él y solo él será quien lo mantendrá y alimentará.
Dentro del organigrama de una empresa siempre habrá un responsable con el cual el Jefe de Proyecto tendrá mayor contacto y es a esa persona la que se debe enseñar todo, bien y claro, los mínimos detalles, personalmente suelo incluir al cliente en el método de gestión e información del propio proyecto, lo malo es que si el cliente no se convierte en parte proyecto será un lastre, debe ser consciente de que debe aprender, entender y practicar el punto 2. Si toma esa postura será mas fácil resolver los problemas o de plantear soluciones sin sobrepasar el presupuesto. Si no toma esa postura considera no volver a trabajar con ese cliente.

El lunes el último post…