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El pasado Jueves (16/01/2013) di una charla sobre planificación y gestión de proyectos, para la charla me basé en los posts sobre el Jefe de Proyecto Fantasma para al final explicar que es posible crear con WordPress un gestor de tareas, o mejor dicho, un muro de trabajo bastante sencillo y fácil de usar.
Llegamos a usar esta opción de software después de haber probado basecamp, teambox, también probamos adaptar otro tipo de software para usarlo como gestor de tareas, como evernote o un simple gestor de tareas como wunderlist. El mayor problema era que no todo el mundo es apto para estos entornos, hay personas mas habituadas al uso de sistemas mientras que otras se ven sobrepasadas mas allá de un word, además del mal uso que se hace del email como gestor de tareas. Otro punto importante eran los archivos compartidos, se use la herramienta que se use estos terminaban siendo enviados por dropbox, google drive, FTP, email o en un USB, con lo que si la herramienta de gestión no facilitaba la inclusión de archivos y su gestión, pues terminaba siendo inutil. También estaba el tiempo de aprendizaje, teambox es uno de los mejores gestores, muy completo en cuanto al control de tiempos, estado de tareas y organización, además de conectarse con dropbox y otros servicios de terceros, pero lleva tiempo para aprender a usar en su totalidad para poder sacarle provecho a esa herramienta.
La conclusión que saqué al trabajar con diferentes equipos, con diferentes conocimientos y tiempo es que hacía falta algo tan fácil como el muro de facebook para poder centralizar las conversaciones. Soy un usuario activo en el foro de wordpress, en inglés :P, y en los muros de make.wordpress.org y fué ahí donde vi la luz.
Para crear este gestor de tareas usaremos, un Theme, unos cuantos plugins y la opción de WordPress Multisite.
El theme que permite crear éste muro se llama P2 Theme, en concreto facilita la creación de entradas desde el frontend, es decir, sin entrar en el backend o escritorio de WordPress, una vez se publican estas entradas se añaden mediante AJAX con lo que ves su publicación inmediata acompañada de unos avisos visuales para todos los miembros que están conectados al muro en ese momento. Estas entradas utilizan los posts formats Status, Post, Quote & Link. Mejor un video para explicar como funciona P2.
Puedes descargar P2 desde el respositorio de WordPress.org o instalarlo desde el instalador de Themes en el backend de WordPress.
Pero claro, P2 por si solo no deja de ser un muro o mini blog tipo twitter, para añadirle las funcionalidades básicas de un gestor de tareas usaremos estos plugins:
1. Plugin: P2 Resolved Posts
Este plugin permite marcar una entrada como resuelta en color verde o sin resolver en color rojo, además ofrece un historial con datos de usario, fecha y hora en la que la entrada cambió de estado.
El pase de diapositivas requiere JavaScript.
2. Plugin: Who´s Online
Este plugin añade un widget nuevo, el cual muestra los usuarios que están conectados en ese momento al muro y cuanto tiempo llevan sin entrar en él.
3. Plugin: P2 by EMail
Aunque queramos el email sigue dominando, por ello este plugin añade un control en el envío de notificaciones por email, estas notificaciones son sobre la actividad que tiene el muro, nuevas entradas, comentarios y menciones. Estas últimas, menciones, funcionan como en twitter, si alguien escribe el nombre de un usuario precedido por una @ automáticamente se convierte en un link que filtra todas las menciones a ese usuario.
Para controlar esas notificaciones por email el plugin añade un panel en el perfil del usuario.
4. Plugin: Restricted Site Access
Acceso restringido, al crear un muro de trabajo donde están los miembros de un equipo donde los cuales publican información confidencial o datos de accesso a FTPs, Bases de Datos, etc, lo importante es proteger esa información, si se usa un WordPress con P2 Theme sin ninguna protección estos datos serán totalmente visibles ademas de indexables para Google. Por ello el uso de este plugin es Obligatorio.
Al activar este plugin podemos controlar el acceso de diferentes formas, tan solo debéis acceder a Configuración -> Lectura.
5. Plugin Extra: P2 Likes
Desde hace tiempo que estamos habituados a valorar el contenido que encontramos en internet, Me gusta en Facebook, Favoritos en Twitter, Etc. Este plugin añade un link con el cual podemos macar que nos gusta una entrada o un comentario. De esta manera trasmitir al equipo de una forma sencilla que estás de acuerdo con esa opinion o tarea.
Configuración de WordPress
Para que nuestro muro funcione sin problemas recomiendo que Configuración -> Comentarios de tal forma que se habiliten para todos los usuarios registrados y con acceso a ese muro.
Recomiendo utilizar estos muros en modo Multisite con subsite en modo carpeta, para así centralizar todos los proyectos o clientes en una solo instalación de WordPress, pero cada una por separado. Para ello es importante definir estos parámetros en el panel de control de la red. Esto os permitirá gestionar varios proyectos bajo un mismo dominio ej: wall.lonchbox.com/cliente1, wall.lonchbox.com/proyectoA, wall.lonchbox.com/appcliente1
Gracias a todos los que fuisteis a la charla en Palma Activa y si tienen alguna duda sobre como poner en marcha el muro de trabajo con WordPress dejar un comentario en esta entrada y encantado os ayudaré :)
