“Enviado desde…” Asunto, Saludos, Firmas de correo y Conversaciones

Con la edad que tiene el email deberíamos estar acostumbrados a las firmas de correo. Antes de la era smartphone solo había firmas de correo de email desde un ordenador de sobremesa, ahora tenemos emails que nos llegan desde diferentes tipos de dispositivos.

Los diferentes tipos de firmas de correo según el dispositivo ayudan a indicar el estado, tiempo y disposición del emisor.

El Asunto

Es la clave de cualquier correo, se debe usar el tema a tratar como asunto, si hablamos de proyectos, lo mejor es indicar el cliente, el proyecto y la tarea o tema a tratar, en mi caso suelo hacerlo así:

Nuevo widget eventos : dominiocliente.com : NOMBRE CLIENTE

De esta manera a quien envío el email sabe exactamente de que va, lo peor son esos emails con asuntos tan ambiguos o generalistas que hacen que pasen desapercividos o incluso borrados, como ejemplo “Varios”, “asunto pendiente”, “Lo que hablamos”. En un curso que hice hace tiempo explicaron que se debe usar un email por cada tema, no mezclarlos para así facilitar el seguimiento, Pero, esto pasa si usas el email como gestor de tareas, algo que recomiendo no hacerlo.

Saludos iniciales

Es bastante normal que todo correo incie con un “Hola Juanito,” para luego continuar con el asunto del correo, dependiendo del país la palabra hola suele cambiar por “Estimada Marta,” también según el idioma “Hello Gabriel,”, “Hi Thomas,”, “Dear Mom,” o ya muy informal “Hey,”.
Esto ya depende de la confianza que se tenga con el reseptor.

Tipos de firmas de correo:

 

Smartphone & Tablet

La primera vez que que use un cliente de correo en un teléfono fué con una blackberry y ya tenía su firma “Enviado desde mi blackberry” años después al cambiar a un iphone la firma seguía siendo un poco pretenciosa, o al menos eso me parecía que era al indicar la marca del dispositivo. Lo importante de este tipo de firma es que excusa una respuesta corta, concreta y con posibles fallos ortográficos o palabras equivocadas gracias a los “autocorrectores”. Lo importante en ambos casos es que se indica que estás fuera de tu lugar de trabajo. También es común no incluir un saludo al inicio del email.

Firma personal

Esta firma por lo general contiene mas información, como el teléfono, dirección, skype, facebook, linkedin y dirección web. Este formato de firma debe ser corto, y no necesariamente con un diseño, es decir usando HTML para darle un formato a esa firma, usando fuentes, colores o imágenes. Es recomendable no usarla si el receptor te conoce bien, te sigue y además tienes contacto frecuente con él, por lo que se permite terminar el email con un “Saludos, Pancho”, “Saludos Cordiales, Pancho” y si es un amigo tu nombre basta o sobra.

Firma profesional

El uso de HTML y un diseño sobre la firma es casi necesario, la idea de esta firma es ofrecer toda la información indispensable para que el receptor pueda volverte a contactar por la vía que le sea mas cómoda, en mi firma personal incluyo mi foto, la cual la inserto desde Gravatar, y los enlaces a las diferentes formas de contacto son un link. Si no incluyes tu foto puedes incluir el logo de tu marca o empresa, aunque personalmente prefiero la foto.

Firefox

Firma Corporativa

Cuando se diseña una firma corporativa lo que se busca es unificar la comunicación dentro de los emails de empresa y son las empresas las que abusan de ella. Además de los enlaces a web, redes sociales y otros canales que ofrezca la empresa como método de contacto se incluyen textos legales sobre lo confidencial que es la información enviada en ese correo, algo absurdo ya que si algo es confidencial no debería enviarse por correo y si se envía pues se debe usar algún método de encriptación tipo GPG para que sólo la persona que tenga la clave de desencriptación pueda ver esa información.
En algunos casos se suele incluir información comercial o promocional, como enlaces a landing pages de campañas en curso, horarios de apertura.
Lo que nunca está demas es pedir que no se imprima ese correo para así salvar unos cuantos arboles, yo suelo usar un enlace Save as WWF.

El papel de las firmas de correo es pura formalidad donde pienso que deberían existir algunas normas, primero que nada, quitar la firma a partir del segundo email enviado a esa misma persona o en la respuesta al primer email, no hay nada mas odioso que tener que buscar información en una cadena de emails que están llenos de firmas con textos legales, firmas tan largas que no ayudan a encontrar la información necesaria.

Ya es casi normal que cualquiera maneje por lo menos 2 o 3 cuentas de correo ¿Una firma para cada correo? no necesariamente todo depende si cada correo es una empresa distinta, si ese es el caso si será necesario usar una firma de correo para cada cuenta.

Otra historia es programar y diseñar firmas de correo, si ya para web hay que luchar con los diferentes tipos de navegadores en el caso de las firmas la lucha es con las restricciones de los clientes de correo, no se aceptan archivos adjuntos en el correo ni hojas de estilo CSS externas, todo debe ser HTML con estilos en linea. Para que no sea una tortura recomiendo esta web firmasdecorreo.com.

Así que a usar la firma de correo con responsabilidad este 2014 :)

2 comments

    • pancho says:

      Tan odiado y amado correo, todavía no ha salido otra cosa que lo desbanque, ni whassups, ni skype, ni facebook messages, ni nada, el email sigue ahí con sus spams, newsletters y CCO :P
      Añoro el día en que desaparezca, los archivos adjuntos que no salen o que se quedan en el buzón ocupando espacio, maldito correo que no tiene horario.

      Gracias por tu comment :)

Leave a Reply