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El jefe de Proyecto Fantasma : Parte 4 el FINAL

Te recomiendo no leer este post si antes no has leído la Parte 1, 2 y 3.

Los siguientes pasos son donde El Jefe de proyecto demuestra realmente que existe y no es un Fantasma.

8. Gestionar el presupuesto y control de esfuerzo.

Trabajas con personas, no con maquinas, ni esclavos, si piensas que el día necesita mas horas es porque algo haces mal invirtiendo tu esfuerzo en algo que no deberías. No se puede robar tiempo al reloj pero si se puede aprovechar bien ese tiempo.

Como jefe de proyecto debes ayudar a avanzar, no solo controlar a tu equipo, sin que te lo digan debes saber cuando algo se atora, se estanca. Destrabar esos nudos ayudan a mantener el ritmo pero sobre todo a no perder tiempo. Esa excusa de – no lo sabia – se soluciona con la aplicación del punto 2.

Cuando tu equipo es realmente un proveedor debes informarle mas que a un equipo interno, ya que al estar fuera tiende a desentenderse de lo que le pasa a u cliente ya que tiene mas y depende de tu feedback, ayudarle en que sus pagos lleguen a tiempo ademas de ser consiente de que al ser un proveedor y no ser empleado o socio su compromiso es variable según el tiempo que disponga para cada proyecto. Prevée que debes consultar su disponibilidad y mantén una comunicación fluía antes de plantear la presentación de una propuesta a un cliente.

Tanto el Equipo como el Proveedor deben validar la propuesta de proyecto o podrás caer en el juego de – no tengo presupuesto y dame lo que puedas con esto que te doy – eso no es una solución, es un problema que crea ofertas mediocres.

Gestiona el tiempo sobre el presupuesto, analiza la fecha de inicio, fecha de entrega para revisión y fecha de lanzamiento. Si ves que le das poco tiempo a tu proveedor y ajustas el coste sólo por tener mas margen cuenta que muchas cosas fallarán, es mejor rechazar un proyecto que ajustar el tiempo al mínimo para conseguirlo. Esto puede cambiar si puedes hacer que el equipo propio o del proveedor pueda crecer en función de la demanda.

Otro tema importante es es el control de las “horas extras”, así como decíamos que el infierno se construyo con pequeños detalles, al equipo o proveedor le puedes agotar con esos pequeños detalles. Si se aplica bien el punto 4. se trazarían límites de tiempo, fechas o inversión sobre cada pieza del proyecto. Aquí el Jefe de Proyecto debe ser quien maneje bien al cliente, hacerle ver y entender el porque se puede invertir o no mas tiempo, sobre todo dejando claro si es una nueva funcionalidad, un pequeño cambio que puede hacerlo el propio cliente o un bug.

9. Aprende a transferir la información.

Personalmente he sufrido que te cambien de jefe de proyecto varias veces dentro del mismo proyecto, incluso que te cambien de Ejecutivo de Cuentas, eso es lo peor para un cliente ya que se siente perdido al no saber en manos de quien está. Si has creado un metodo punto 3. todo debería estar escrito, a tu remplazo enseñarle como gestionaste el proyecto y transfiere todos los puntos críticos. Tampoco tienes que dejar una biblia pero no le sueltes a una persona nueva sin siquiera darle los emails de las personas involucradas en el proyecto.

Para un Jefe de Proyecto no debe existir la palabra “Secreto”, todo debería ser público y accesible,  el equipo no debe esconder cosas por vergüenza o peor por miedo a la crítica, si trabajas con personas profesionales y maduras sabrán encajar una crítica o reprimenda, además de que eso ayudará a nunca mas volver a cometer el mismo error. Sentimentalismos fuera!

Si por el contrario trabajas con Proveedores analiza su situación, se le deben facturas, le falta información, necesita mas tiempo, esos detalles que hacen que el proveedor funcione perfectamente están en lo que le ayuda a trabajar, no en palmaditas en la espalda.

Contabilidad, a veces los Jefes de Proyectos manejan una cuenta de gastos, tanto personales como del equipo, eso es sagrado para la empresa, pide ayuda si no se te da bien, pero sobre todo no te olvides de hacerlo o tu remplazo se encontrará con un problema que va mas allá del proyecto.

10. El verdadero team building.

La motivación debe estar estrechamente relacionada al éxito en el método de trabajo, mas no sujeta a la consecución de tareas o hitos. ¿Porqué? pues porque de nada sirve invitar a pizzas, ir al karting o hacer un paintball si el día a día es un suplicio sin soluciones reales y solo presión.
Un equipo se crea trabajando, ayudando a que cada día se sienta el avance, se solucionen problemas y se obtengan respuestas.
La motivación debería estar en dar las herramientas necesarias para hacer confortable el trabajo del equipo, y no me refiero a una silla o un monitor, sino al apoyo en la gestión y la respuesta inmediata a dudas o requerimientos.

Todas estas conclusiones son parte de mi propia experiencia, fallos y dolores de cabeza como consultor, jefe de proyecto, product manager, miembro de varios equipos pero sobre todo de mi etapa actual como proveedor de desarrollo, es como me gustaría trabajar con una agencia o con un proveedor, como personalmente quisiera evitar perder dinero por simple vagancia de las personas en no leer o seguir un método.

Pienso que los Jefes de Proyecto son necesarios cuando las personas involucradas son de mas de dos o varias empresas, pero deben ser útiles y dejar de ser el perfil «florero», lindo pero inútil y con corta vida sin ningún poder. Al Jefe de Proyecto hay que darle poder o será un pañuelo de lagrimas de usar y tirar.

Espero que le sirva de ayuda a cualquiera que empiece el camino como Jefe de Proyecto o este trabajando con alguno que necesita un poco de ayuda ;)

Ser útil es dar soluciones y no mandar a arreglar a otra persona el problema.

Próximamente... "El Consultor Sabelotodo" o mejor dicho, que debería saber y hacer un consultor.

Published by pancho

Publicista renegado con alma de programador y corazón de diseñador. aka: Technical Designer. Escribo fatal, tengo faltas de ortografía y espero me disculpen por ello ;)


Comments (2)

  1. Muy buen artículo, la verdad es que comienzo a dar mis primeros pasos como jefe de Proyectos y es cierto que puedes pasar a ser rápidamente un perfil fantasma o florero como bien dices, sea por falta de procedimiento, poder, experiencia, o muchas personas queriendo evitar el problema sin “coger el toro por los cuernos” para solucionar y mitigar los problemas.
    Gracias,
    Juan carlos

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